Időgazdálkodási technikák, amelyeket minden elfoglalt embernek ismernie kell
Három bizonyítottan működő időgazdálkodási technika, amit minden elfoglalt embernek ismernie kell
Manapság divatos lett a különféle időgazdálkodási technikák alkalmazása annak érdekében, hogy minél inkább produktívak lehessünk. Persze ha tényleg többet szeretnénk kihozni a rendelkezésünkre álló időből, akkor célszerű a személyiségünkhöz illeszkedő metódust választanunk erre a célra.
Ebben a cikkben három olyan időgazdálkodási technikát mutatunk be, amelyek működőképesek, már sokaknál bizonyítottak és jó szívvel ajánljuk őket.
A Pomodoro technika
Talán a legegyszerűbben megvalósítható, mégis eredményes időgazdálkodási technika. Egy Francesco Cirillo nevű olasz úriembernek köszönhetjük, aki a 80-as években találta ki ezt a roppant hatásos módszert.
Maga a metódus nagyon egyszerű. Egy óra, vagy okostelefon segítségével 25 percre állítunk időzítőt, és ebben a periódusban kizárólag egyetlen feladatra koncentrálunk. Célszerű közben minden zavaró ingert kiiktatni, hogy valóban fókuszáltak lehessünk.
A 25 perc letelte után jöhet egy rövid pihenő, majd kezdődhet egy újabb munkával töltött ciklus. Minél több ilyen etapot meg tudunk valósítani a nap folyamán, annál inkább tapasztalni fogjuk a produktivitásunk javulását.
Honnét az elnevezés, illetve miért pont 25 percesek az etapok? A pomodoro olasz szó, paradicsomot jelent. A módszer pedig egy paradicsom alakú konyhai időmérőről kapta a nevét. Ami a 25 perces munkafázist illeti, ez tekinthető a leginkább optimálisnak az elmélyült fókuszáláshoz.
Az ALPEN módszer
Egy német eredetű mozaikszó szolgáltatja az ALPEN technika alapját, amit eredményesen alkalmazhatunk a mindennapi teendők, valamint a rendelkezésünkre álló idő hatékony menedzselésére. Nézzük meg az egyes lépéseket egyenként is.
Aufgaben, vagyis a feladatok átnézése. Reggel célszerű ezzel kezdeni a napot, és minden ránk váró teendőt írjunk fel egy lapra. Priorizálni még nem kell őket, csak legyenek leírva.
Lange, avagy mi mennyi időt fog igénybe venni. Próbáljuk meghatározni valamennyi lejegyzetelt feladat kapcsán a szükséges időkeretet.
Pufferzeit, azaz hagyjunk plusz időt az esetleges késéseknek. Ha túlságosan szétfeszítjük a rendelkezésünkre álló időkeretet, akkor egy kisebb csúszás is borítani fogja az egész napot. Itt-ott iktassunk be tehát negyedórás hézagokat.
Entscheidungen, vagyis hozzunk döntést. Vizsgáljuk meg az egész feladatlistát és döntsük el, mit fogunk mi magunk csinálni. Ha túl sok a teendő, a fennmaradó tételeket delegáljuk másnak. Állítsunk fontossági sorrendet, illetve rendezzük sorba az elvégzendő dolgokat.
Nachkontrolle, avagy nyomon követés. Minden egyes elvégzett feladat után pipáljuk azt ki a listán, és lépjünk tovább a következőre.
Az ALPEN módszer rendszeres alkalmazásával tehát rendszert vihetünk a kusza tevékenység halmazba, és nagyságrendekkel többet tudunk kihozni a rendelkezésre álló időből, mintha csak úgy kapkodva dolgoznánk.
Az Autofocus nevű időgazdálkodási rendszer
A Mark Forster nevéhez fűződő rendszer a kevésbé strukturáltan működő személyeknek is hathatós segítséget nyújt az időmenedzsment terén. A módszer ráadásul lépésről lépésre követhető.
Elsőként itt is a feladatok és a tanulnivaló leírásával kell kezdeni, viszont nem szükséges egyetlen napra fókuszálnunk. Írjunk le minden olyan dolgot, amivel haladnunk kellene. Az sem baj, ha a lista nem fér ki egyetlen oldalra.
A kész feladatlistát nézzük át, és gondolkodjunk el rajta, melyik tételeknek tudnánk akár azonnal nekilátni. Aztán válasszunk ki egyet, és dolgozzunk rajta addig, amíg jónak látjuk. Ha sikerül elvégeznünk, akkor húzzuk ki, ha félbe kell hagynunk, akkor írjuk le újra a lista végére.
Ha valamelyik teendő elvégzésére még nem állunk készen, vagy nincsenek meg hozzá a forrásaink, akkor adjunk neki külön jelzést. Ezzel levehetjük magunkról a halogatásból fakadó mentális terhet.
A metódus egyszerre ad tehát struktúrát a ránk váró feladatok elvégzéséhez, miközben az intuíció számára is kellő teret enged.
Milyen módon válasszuk ki a számunkra leginkább megfelelő technikát?
A megfelelő időgazdálkodási technika kiválasztásához leginkább önismeret szükséges. Ha ismerjük a működésünket, a szokásainkat, akkor ahhoz is tudjuk igazítani azt a módszert, amely által a leginkább eredményesek tudunk lenni.
Amennyiben szeretünk elmélyedni egy-egy feladatban, akkor a Pomodoro technika csak javítani fog az eredményességünkön. Ha nap, mint nap sok a dolgunk, akkor az ALPEN módszert alkalmazva el tudunk végezni minden teendőt.
Hogyha pedig a túlzottan strukturált időgazdálkodás távolabb áll tőlünk, akkor az Autofocus lehet a legjobb opció a számunkra.
Hogyha pedig a túlzottan strukturált időgazdálkodás távolabb áll tőlünk, akkor az Autofocus lehet a legjobb opció a számunkra.
A sütik segítenek szolgáltatásaink biztosításában. A weboldal további használatával beleegyezik a sütik használatába!
